Советы по ведению документооборота для НКО

После прохождения процедуры регистрации, некоммерческие организации приобретают статус юридических лиц, в связи с чем, появляется необходимость отражать процесс своей деятельности в различных документах финансового, юридического или содержательного характера. Несмотря на количество штатных сотрудников и объема выполняемой организацией работы, количество обязательных документы достаточно большое, в связи с чем, необходима правильная и грамотная организация документооборота. Мы предлагаем Вам несколько советов по ведению документации. Во-первых, в небольших организациях один сотрудник может совмещать функционал нескольких должностей. В связи с этим, удобнее будет разработать шаблоны, которые дадут сотруднику возможность в короткие сроки создавать новые документы. Шаблоны документов можно сделать в таком формате, в котором невозможно вносить изменения в определенные поля, что исключает существенную часть ошибок в оперативной работе. Во-вторых, программе «Еxсel» можно вести реестр документов, в котором будут прописаны номера, адреса папок на компьютере и полок в офисе, на которых хранятся документы. Также можно создать отдельную электронную базу для хранения документов или «облачное» хранилище. Используя поиск, нужный документ можно отыскать за несколько секунд. Можно добавить функцию электронной цифровой подписи, чтобы удобнее было в электронном виде при необходимости отправлять документы в другие учреждения. В-третьих, полезно будет составить график с предварительным оповещением, что и кому необходимо сделать в ближайшее время, с перечнем документов, которые потребуются. Помимо этого, оперативному общению и обмену информацией способствует наличие общего чата сотрудников в WhatsApp и наличие электронных заметок у руководителя НКО. В-четвертых, руководителям проекта/программы перед тем, как отдать документ на поверку или оплату в бухгалтерию, можно прикреплять к документу отдельный лист, на котором указывается программа, проект и ответственное лицо. Это удобный способ не запутаться в большом количестве документов, которые получает, например, отдел бухгалтерского учета. В-пятых, создать систему документооборота, в которой будет функционировать контроль за исполнением важных документов по дате (функция «К»). Секретарь может в электронном календаре отмечать функцию «К» по номеру входящего документа, либо указывать, какой именно документ должен быть исполнен в этот день и кто исполнитель. Также можно ставить задачи и срок их выполнения, назначать ответственных. Всегда у Вас перед глазами будет вся история работы над проектами и задачами, переписка с клиентами и сотрудниками. В-шестых, на созданном сервисе можно хранить все необходимые данные о сотрудниках: анкеты, резюме и т.д.